業務システムの導入ガイド

SaaS・kintone・専用開発はどう選ぶ？業務に合うシステムの比較方法

株式会社adding 編集部 · 公開 2026/09/19

業務システムの選び方は、どの製品が多機能かだけでは決まりません。既製品へ合わせられる仕事と、自社の事情で変えにくい仕事を分けると、選択肢を絞れます。

標準的な機能で仕事が回るなら既製SaaSを、項目や承認の流れを組み立てたいなら業務アプリの基盤を、固有の処理や操作が必要なら専用開発を検討します。既製品と小さな専用アプリを組み合わせる方法もあります。

「SaaS」と「専用開発」は違う軸の言葉

SaaSはインターネット経由でソフトウェアをサービスとして利用する提供形態です。専用開発は、特定の業務や顧客に合わせて作ることを指します。そのため、専用に開発したシステムを月額サービスとして提供することもできます。

この記事では比較しやすいように、完成した業務製品を使う「既製SaaS」、kintoneなどの上で自社用アプリを組む「業務アプリ基盤」、必要な仕組みを個別に作る「専用開発」の三つに分けます。

「オーダーメイドSaaS」という名称だけでは、ソースコードの提供、追加改修、保守の範囲は決まりません。実際のサービス条件を確認する必要があります。

比較する点	既製SaaS	業務アプリ基盤	専用開発
使い始め方	製品を選び、設定して導入	項目や業務の流れを組み立てる	要件を整理し、設計・実装する
業務への合わせ方	標準機能と拡張範囲で調整	基盤の設定・拡張で調整	必要な処理や画面を個別に設計
変更時に見ること	製品の設定と提供機能	アプリ設定、追加機能、依存関係	変更範囲と影響、改修・確認の費用
運用の担当	製品運営と社内管理の分担	基盤運営とアプリ管理の分担	契約で保守・監視・対応者を決定
費用の見方	利用料、設定、移行、拡張	利用料、構築、追加機能、保守	初期開発、移行、運用、追加改修

これは選定の観点を整理した表で、各方式の性能や価格を一律に評価するものではありません。利用人数、データ量、外部連携、社内で担当できる作業によって結果は変わります。

kintoneの公式機能案内には、Excel・CSVからのアプリ作成、プロセス管理、アクセス権、アプリ間連携、プラグインや外部サービスとの連携が紹介されています。「既製の基盤では業務に合わせられない」と決めつけず、必要な仕事をどこまで扱えるか確認しましょう。kintone公式の機能案内

たとえば申請の登録と承認が中心なら、入力項目、承認者、差し戻し、閲覧権限を試します。使いたい追加機能がある場合は、対応するコースや別料金、更新時の管理も見ます。

製品の操作を習得する時間や、社内でアプリを管理する担当者も必要です。担当者が替わったときに、設定の理由を説明できる記録を残します。

個別開発を検討したいのは、必要な仕事を実行するために、既製品の外側で多くの手作業が残る場合です。

たとえば取引先ごとに異なる計算を毎回別の表で行う、複数サービスの情報を転記しないと仕事が終わらない、現場の端末では必要な入力が難しい、といった場面があります。ただし、その問題が製品の設定や運用変更で解消できるかを先に確認します。

専用開発にも制約はあります。変更のたびに影響確認が必要で、運用や障害対応を誰かが担います。自由度を必要とする理由が明確になってから、費用と管理負担を比べることが大切です。

すでに会計や顧客管理が定着しているなら、その製品を使い続け、前後の作業だけを専用アプリで補えるか検討します。

架空例として、取引先から届く注文の形式を統一し、確認済みのデータを既存の販売管理へ渡す仕組みを考えます。販売管理全体を作り直さず、転記が集中する部分を改善する案です。

連携先が受け付けるデータ形式や接続方法、追加料金、エラー時の処理は確認が必要です。「連携できる」という説明に加え、誰がエラーに気づき、再処理するかまで決めます。

比較用のデモを見る前に、自社が困っている仕事を短い確認項目にします。たとえば「二重入力が不要」「取消履歴が残る」「担当外の顧客情報は見えない」「月末の集計を出せる」「管理者が替わっても運用できる」のような項目です。

同じ条件で各方式を試すと、できることと、追加対応が必要なことを分けられます。機能の数より、仕事を最後まで進められるかが判断材料になります。

費用は初期費用と3年間の運用費で整理し、Excelが中心の業務は移行前の棚卸し手順も確認してください。

システム化の相談では、現在利用している製品と、その外側に残る手作業をお知らせください。既存の仕組みを活かす方法も含めて、開発する範囲を検討します。