業務システム開発の費用はどう決まる？見積もりと3年間の運用費の考え方

業務システムの開発費用を比較するときは、初期費用に加えて、移行・保守・追加改修まで含めた金額を確認します。同じ「受発注管理」という名前でも、承認の例外や取引先との連携が違えば、必要な作業は変わります。

見積書を比べる前に、毎日どの仕事を誰が行い、何に時間がかかっているかを整理しましょう。必要な機能と、今回は作らなくてよい機能を分ける材料になります。

金額を左右するのは、画面数だけではない

入力画面が一つでも、担当者ごとに見える情報を分け、承認後は編集を制限し、差し戻し履歴を残すなら、それぞれの動作を設計して確認する必要があります。

費用を確認する際は、次の項目を見積もりの範囲と照合します。

「会計ソフトと連携する」という一言も、そのままでは見積もりの条件として足りません。月末にCSVを渡せればよいのか、取引のたびに自動反映したいのか。まず、業務上必要な頻度を決めると、過剰な開発を減らせます。

見積書は、含む作業と追加になる作業をそろえて読む

たとえば一方の見積もりにデータ整理と利用者向けの説明が含まれ、もう一方には含まれていなければ、合計金額だけでは比較できません。次の質問を同じ形で各社に伝えると、違いが見えやすくなります。

• どの業務が、どこまでできれば完成とするか。
• 要件整理、データ移行、操作説明は金額に含まれるか。
• 利用開始前に変更できる範囲はどこまでか。
• 不具合の修正と、機能追加はどう区別するか。
• 利用開始後、誰が問い合わせを受けて対応するか。

費用が大きい部分は、後回しにできるかも確認します。最初から全拠点の例外を扱うより、共通する一つの業務で利用を始め、実際の使い方を確かめてから広げる方が適している場合があります。

3年間で使う費用を並べてみる

総費用は、初期費用＋移行・教育費＋月額費用×利用月数＋追加改修費 で整理できます。社内担当者の準備や操作確認の時間も、別に見込んでおきます。

以下は計算方法を示す架空例です。市場相場、当社の料金、個別案件の見積もりではありません。金額は税抜きと仮定します。

初期費用150万円という数字だけで判断すると、継続費用や改修費を見落とします。反対に、月額費用の中に必要な監視やサポートが含まれていれば、社内でそれを担う負担も一緒に比較できます。

利用人数で料金が変わるサービスでは、現在の人数と増員後の人数の両方で計算します。最低利用期間や解約後のデータ出力も確認対象です。

作業時間の削減と、現金の節約を分けて考える

5人が毎日30分ずつ削減できると仮定すると、年間240営業日で600時間になります。時間単価を2,000円と置けば、年120万円分の作業時間です。

ただし、600時間減ったからといって給与がそのまま120万円減るとは限りません。残業や外注を減らせるのか、同じ人数で多くの仕事を処理できるのか、改善後に何へ時間を使うのかまで考えます。

先ほどの費用例なら、3年間の時間価値は360万円、システム費用は380万円です。この仮定では、時間削減だけで3年以内に回収する計算にはなりません。誤入力や機会損失の改善も考慮できますが、測定根拠を用意して別項目で扱います。

費用の相談には、普段使っている資料が役立つ

詳細な仕様書がなくても、入力用の表、集計結果、承認の流れが分かる資料があれば、対象業務を説明できます。個人情報や取引先の機密は伏せ、サンプルに置き換えて共有してください。

相談前のメモには「利用人数」「毎月の作業量」「困る場面」「希望時期」「予算の目安」を書きます。作りたい画面の一覧に加えて、何を楽にしたいのかが分かると、既製品の利用も含めて検討しやすくなります。

方式から迷っている場合は、SaaS・kintone・専用開発の比較を、Excelからの移行を考えている場合は、Excelをシステム化する手順も参考にしてください。

業務システム開発の相談では、いまの作業と困っていることをお知らせください。対応範囲と費用は、対象業務を確認してから検討します。